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标题: office应用专题贴！（office应用技术可跟帖回复） [打印本页]

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:43
标题: office应用专题贴！（office应用技术可跟帖回复）
有关office使用方法与技巧的帖子可以跟帖回复！

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:44
标题: 回复：office应用专题贴！
Excel 2007中正确的显示日期和时间
当在Excel单元格中键入日期或时间时，它会以默认的日期和时间格式显示。默认的日期和时间基于在 Windows 控制面板中指定的区域日期和时间设置，并会随着这些设置的更改而更改。可以用几种其他日期和时间格式(其中大多数不受“控制面板”设置的影响)来显示数字。

1、选择要设置格式的单元格。

　　2、在“开始”选项卡上，单击“数字”旁边的“对话框启动器”。

　　3、在“分类”列表中，单击“日期”或“时间”。

　　4、在“类型”列表中，单击要使用的日期或时间格式。

　　注释:以星号 (*) 开始的日期和时间格式响应在 Windows 控制面板中指定的区域日期和时间设置的更改。不带星号的格式不受“控制面板”设置的影响。

　　键入到已进行格式设置的单元格中的日期或时间将以所选的格式显示。

　　5、若要以其他语言的格式显示日期和时间，请在“区域设置(国家/地区)”框中单击所需的语言设置。

　　提示：

　　工作表上选定区域内活动单元格中的数字显示在“示例”框中，以便您可以预览选定的数字格式选项。

　　若要快速设置日期或时间的格式，请在“开始”选项卡上“数字”组中的“数字格式”框中单击所需的日期或时间格式。

　　如果在“类型”列表中找不到所需的格式，可创建自定义数字格式，方法是：首先单击“分类”列表中的“自定义”，然后对日期和时间使用格式代码。

　　了解自定义日期和时间代码

　　日、月和年如果“m”紧跟在“h”或“hh”代码之后，或者紧靠在“ss”代码之前，Microsoft Office Excel 将显示分钟数而不是月份。

　　AM和PM如果格式包含 AM 或 PM，则按 12 小时制显示小时，“AM”或“A”表示从午夜十二点到中午十二点之间的时间，“PM”或“P”表示从中午十二点到午夜十二点之间的时间，否则，按 24 小时制显示小时。“m”或“mm”代码必须紧跟在“h”或“hh”代码之后，或后面紧接“ss”代码;否则，Microsoft Office Excel 将显示月而不是分钟。

　　如果要使用默认的日期或时间格式，请单击包含日期或时间的单元格，然后按 Ctrl+Shift+# 或 Ctrl+Shift+@。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:45
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Word 2007技巧：给数字标识循环节
使用Word 2007编辑试卷时，可以直接为相关的数字标识循环节，从而避免试卷打印出来后再手工标识。例如需要做一个0.356的循环小数，在3和6上标识循环节，这里介绍两种不同的方法：

一、插入公式法

Word 2007的公式组件十分强大，我们可以通过插入公式的方法实现循环节的效果，具体步骤如下：

第1步：正常输入0.356，选中“3”，然后切换到“插入”标签页，单击工具栏上“符号”分组下的“公式”按钮，从下拉菜单中选择“插入新公式”。

第2步：此时，Word 2007的文档窗口中会增加一个名为“设计”的标签页，单击“导数符号”，我们可以从下拉菜单中选择“点”插入;

第3步：按照同样的步骤，为“6”插入“点”的导数符号。使用这种方法的前提是，Word 2007已经安装公式组件，而且文档必须使用*.docx格式，否则将无法使用公式的功能。

二、拼音指南替换法

假如你的Word 2007或Word 2003并没有安装公式组件，或者即使安装了公式组件，却并不希望存储为*.docx的格式，毕竟这样很不利于试卷的交流，那么可以采取“拼音指南”的方法。具体步骤如下：

第1步：首先还是正常输入0.356，选中“3”和“6”，单击“常用”标签页工具栏上的“拼音指南”按钮，此时会弹出“拼音指南”对话框，请将“拼音文字”下面的文本框中输入一个当前所没有的数字或字符，例如“9”;

第2步：按照同样的步骤，为“6”设置拼音，同样输入“9”。

第3步：现在的工作就很简单了，按下“Ctrl+F”组合键，打开“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡。

完成后即可实现循环节的标识，不过遗憾的是这个标识的效果显然无法与插入公式时相提并论，不过也马马虎虎了，如果试卷质量要求严格的话，可以在替换时对“.”的字体效果进行精确调整，具体操作在这里就不多说了。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:45
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Office快速保存和完全保存间的区别
不论正在处理的Office文档是新建的还是以前保存过的，您都可保存它，还可使用不同文件名或在不同位置保存该文件的副本。

您可将任何文件保存为单个文件网页 (MHTML) 、(单个文件网页 (MHTML)：以 MHTML 格式保存的 HTML 文档，其中集成有嵌入式图片、Java 小程序、链接文档以及文档中所引用的其他支持项目。) 格式，以便可在 Internet 上查看和使用。

保存文件的位置

我的文档

启动 Microsoft Office 程序后，当打开“打开”和“另存为”对话框时，在默认情况下将出现“我的文档”文件夹。“我的文档”文件夹适合于保存正在处理的文件，例如，文档、工作表或数据库。

网上邻居

“网上邻居”位于“打开”和“另存为”对话框中的“我的位置”栏 (位置栏：此栏位于某些对话框的左侧(如“打开”、“另存为”或“插入图片”)，其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。)上，适合于保存要复制或发布 (发布：将一份超文本标记语言 (HTML) 格式文件副本复制到 Web 服务器上。)到网络文件服务器或 Web 服务器上的文件夹中的文件。

将文件保存到服务器 (服务器：在局域网上，控制对部分或全部网络及其资源(如打印机)进行访问的计算机。在万维网上，运行 Web 服务器软件以响应 HTTP 协议请求的计算机，也称为主机。)上将使其他用户可方便地访问它们。

快速保存和完全保存之间的区别

使用快速保存，Microsoft Office 程序只保存对文件的更改。只保存更改所花费的时间比完全保存少，后者保存了完整的修订后文件。不过，完全保存所需要的磁盘空间比快速保存少。当您完成某文件中的工作时，应执行完全保存，完成最后一次保存。“另存为”对话框(“工具”菜单)中的“保存选项”允许您启用或禁用快速保存以及选择其他选项。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:47
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Word技巧：选中单词的某一部分字母
有的时候我们希望选中某个单词其中的一部分字母，可当我开始拖动鼠标选择时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格，这是怎么回事情呢？

　出现这个现象的原因是Word设置中“选定时自动选择整个单词”的选项被打开，你可以取消这个选项，具体的操作步骤是：

　　（1）用鼠标在“工具”菜单上单击“选项”命令。

　　（2）在弹出的窗口中单击“编辑”标签，用鼠标单击去除掉“选定时自动选定整个单词”复选框内的对钩。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:47
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不删减文字怎样减小Word文件的体积
利用Word生成的文档，每页在20KB左右，但看到用记事本生成的文档，相同的内容只有1KB左右，能让Word也减减肥吗？其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的文件大小。

1.取消快速保存

　　当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存”复选框即可。
　2.文件另存为Word

　　在保存DOC文件时，只把后来修改的信息存入，这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大，如果我们使用“另存为”命令来保存文件，Word则会重新整理并存盘，如此一来，就可以有效地减小Word文件的容量。

　3.谨慎嵌入字体

　　Word有嵌入字体技术，能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件，以便文件在另一台计算机上能正确地显示，这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入TrueType字体，可以单击“工具→选项”命令，再选择“保存”选项卡，然后取消“嵌入TrueType字体”复选框，可以减小Word文档的容量。如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体，一定记住只嵌入所需字体。即一定要勾选“嵌入语言数据”复选框，这样你的文件中既有所需的字体，又可以减小文档的容量。

　4.只创建一个版本

　　Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本，以方便不同的Word来读取，但这样却会使文件增大，单击“文件→保存”命令，可以查看是否有其他版本的存在，如果有则取消，这样会使文件容量大大地减小。

　　5.页面设置

　　在保存文件前，单击“文件→页面设置”，打开页面设置对话框，任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等，而其中的内容可以不改动，确定后再保存，就会发现文件容量也减小了。

　　6.选择性粘贴

　　在往Word文档中添加图片时，先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作，这样操作的结果会增加文档容量的大小，原来，当采用粘贴命令时，文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息，并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片，则只往文档中添加图片本身，大大减少文件规模。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:48
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Office技巧:Word 2007也能计算算式
虽然Word2007提供了“计算”工具，但似乎因为功能简单而有点羞于见人的味道，所以“计算器”深藏不露。如欲使用先行将它请出山。方法如下：

1、右键单击快速访问工具栏，然后从快捷菜单中单击“自定义快速访问工具栏”（图1）。

2、在“从下列位置选择命令”框中，单击“不在功能区中的命令”，然后在下面的命令列表中，找到并单击“计算”（图2），再单击“添加”按钮。

3、点“确定”按钮。至此，“计算器”按钮就出现在快速访问工具栏中了（图3）。如果以后不再需要这个“计算”按钮了，可以右键单击该按钮，然后从弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”即可。

　　在Word2007文档中，“计算”工具将所选内容看作一个数学表达式并计算其结果，然后在状态栏显示结果，同时仅将结果复制到“剪贴板”中。“计算”工具仅能够进行简单的四则运算，支持的运算符按优先级别排列如下：

　　1.()——括号，支持嵌套。

　　2.^——乘幂运算，如(3^2).

　　3.*、/——惩罚、除法运算，如3*3、3/3。

　　4.- 、+——减法、加法运算，如3-1，3+1。

　　知道了以上这些，“计算器”的使用也就很简单了。比如，你可以在文档中键入算式“44^(2/3)+989*7-956”，然后选中这个算式，再单击快速访问工具栏中的“计算”按钮即可在状态栏左侧看到计算结果。由于该结果已经被复制到“剪贴板”中，所以你可以使用“粘贴”命令将计算结果插入到文档中呢！

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 12:49
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支持表格中插入窗件
美国谷歌公司最近对其在线Office软件进行了又一次升级。其中，电子表格可以自动提示公式名称和参数、可以应用历史股价数据，在语言方面谷歌增加了希伯莱语和阿拉伯语的支持，语言增加到了四十种。
　　这一次的升级主要聚焦电子表格工具。用户首次可以在表格文件中插入谷歌公司提供的各种窗件（谷歌称之为“Gadget”）。比如在一个统计表格中，用户可以利用动画方式显示一个数据的变化轨迹。

　　谷歌增加了电子表格的公式提醒功能。由于公式众多，以往用户需要在单独的界面选定公式。这一次用户在输入公式名字时，谷歌将通过一个下拉菜单，列出自动匹配的公式让用户选择。比如用户输入“SU”，谷歌将会列出“SUM、SUMIF和SUMPRODUCT”等几个公式。

　　对于多人共同编辑电子表格的模式，谷歌提供了一个“修改通知”功能。可以通过电子邮件将其他人对某一个表格的修改一一告知。

　　结合谷歌财经频道的数据，谷歌还首次可以让用户在电子表格中引入历史股价信息，只要提供股票代码和起始日期，谷歌就可以列出一系列股价数据。目前的股价信息已经覆盖了纳斯达克、纽约股票交易所，以及伦敦股票交易所。

　　除了电子表格之外，谷歌针对在线办公软件增加了另外两种从右向左书写的语言的支持，分别是希伯莱语和阿拉伯语。不过这两个语言还没有覆盖电子表格软件。目前谷歌在线办公软件的用户界面语言已经增加到了四十种。

　　谷歌在线办公软件包括字处理、电子表格和演示稿三大组件，分别针对微软公司Office套件的Word、Excel和PowerPoint。业界普遍认为，包括谷歌在内的免费在线办公软件，正在蚕食微软Office的市场。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 13:00
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教你在Word中快速打印多页表格标题
Word中快速打印多页表格标题的方法其实并不复杂，大家只需要根据下面的提示做就能轻松完成了。

选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 13:00
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Word辅助功能—工具栏和菜单选项
Word包含一些辅助功能，使得具有各种需要的用户可以使用该软件，包括在行动能力、视力或其他方面稍有障碍的用户。比如工具栏和菜单选项——
　　创建自定义工具栏

　　1、单击“工具”菜单中的“自定义”命令。

　　2、单击“工具栏”选项卡。

　　3、单击“新建”按钮。

　　4、在“工具栏名称”框中，键入所需的名称，再单击“确定”。

　　5、单击“命令”选项卡。

　　6、请执行下列操作之一：

　　》将按钮添加到工具栏

　　·单击“类别”框中的一种类别。

　　·将所需的命令从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

　　》将内置菜单添加到工具栏

　　·在“类别”框中，单击“内置菜单”。

　　·将所需的菜单从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

　　7、添加完所需的全部按钮和菜单后，单击“关闭”。

　　在工具栏上组合相关的按钮和菜单

　　在组中第一个项目之前和最后一个项目之后，可以添加分隔栏以将该组与工具栏 (工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。)上的其他按钮和菜单 (菜单：单击菜单栏或其他工具栏上的菜单名时出现的命令的列表。)区分开来。

　　1、确保要更改的工具栏是可见的。

　　》操作方法

　　A 在“视图”菜单上，指向“工具栏”。

　　B 请执行下列操作之一：

　　·单击要显示的工具栏。

　　·若要查看其他工具栏，请单击“自定义”。在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。

　　2、在“工具”菜单上，单击“自定义”。

　　3、若要添加分隔栏，请保持“自定义”对话框处于打开状态，用鼠标右键单击工具栏上所需的按钮，再单击“开始一组”。分隔栏将添加到水平工具栏上按钮的左侧以及垂直固定工具栏 (停靠工具栏：附在程序窗口一边的工具栏。当您将工具栏拖动到程序标题栏下，或程序窗口的左、右或下边缘时，工具栏会与程序窗口的边缘对齐。)上按钮的上方。

　　注释若要删除两个按钮之间的分隔栏，请拖动一个按钮靠近另一个按钮。

　　添加按钮、菜单或命令

　　请执行下列一项或两项操作：

　　》将按钮、菜单或命令添加到工具栏

　　1、确保要更改的工具栏 (工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。)是可见的。

　　操作方法

　　A 在“视图”菜单上，指向“工具栏”。

　　B 请执行下列操作之一：

　　·单击要显示的工具栏。

　　·若要查看其他工具栏，请单击“自定义”。在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。

　　2、在“工具”菜单上，单击“自定义”。

　　3、请执行下列操作之一：

　　添加按钮

　　A 单击“命令”选项卡。

　　B 在“类别”框中，单击要让按钮执行的命令的类别。

　　C 将所需的命令或宏从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

　　将内置菜单添加到工具栏

　　A 单击“命令”选项卡。

　　B 在“类别”框中，单击“内置菜单”。

　　C 将所需的菜单 (菜单：单击菜单栏或其他工具栏上的菜单名时出现的命令的列表。)从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

　　将自定义菜单添加到工具栏

　　A 单击“命令”选项卡。

　　B 在“类别”框中，单击“新菜单”。

　　C 将“新菜单”从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

　　D 用鼠标右键单击工具栏上的新菜单，在快捷菜单上的“命名”框中键入名称，再按 Enter。

　　4、在“自定义”对话框中，单击“关闭”。

　　》将命令添加到菜单

　　1、如果要更改的菜单位于某个工具栏 (工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。)上，请确保该工具栏可见。

　　操作方法

　　A 在“视图”菜单上，指向“工具栏”。

　　B 请执行下列操作之一：

　　·单击要显示的工具栏。

　　·若要查看其他工具栏，请单击“自定义”。在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。

　　2、在“视图”菜单上，指向“工具栏”。

　　3、单击“自定义”，再单击“命令”选项卡。

　　4、在“类别”框中，单击命令的类别。

　　5、从“命令”框中拖动所需的命令(不要释放鼠标按键)，将其放置在要更改的菜单上。当菜单打开时，指向希望显示命令的位置，再释放鼠标按键。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-3-31 13:01
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设置Excel 2007数据精度保障准确性
　　使用Excel 2007时，在将数字格式应用于数据之前设置“以显示精度为准”选项，您可以时常防止浮点舍入错误影响您的工作。此选项将工作表中的每个数值强制设置为工作表上所显示的精度。

　　注释使用“以显示精度为准”选项会产生累积计算影响，使您的数据随着时间的推移越来越不准确。仅在您确定显示精度可以保持数据的精确度时才可以使用此选项。

　　1、单击“Office 按钮”按钮图像，然后单击“Excel 选项”。

　　2、单击“高级”，然后在“计算此工作簿时”下选中“将精度设为所显示的精度”复选框，再单击“确定”。

　　3、再单击“确定”。

　　4、在工作表中，选择要设置格式的单元格。

　　5、在“开始”选项卡上，单击“数字”旁边的“对话框启动器”按钮图像。
　6、在“分类”框中，单击“数字”。

　　7、在“小数位数”框中，输入您希望显示的小数位数。

　　提示为了最大限度地减小浮点算法累积错误的影响，您还可以使用 ROUND 函数将数字舍入到计算要求的小数位数。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-4-2 12:58
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Excel工作表的复制与移动技巧展示!
在使用Excel时，经常会需要在工作表间复制或移动数据，或者干脆复制整个工作表。复制一个工作表中所有单元格的内容和复制整个工作表是有区别的，下面分别介绍复制或移动的方法。

1.复制与粘贴工作表中的所有单元格

　　这是大多数人经常会用到的一种方法，也比较方便易行。具体操作步骤如下。

　　（1）按Ctrl+A键选中所有单元格（在Excel 2003中，如果要选中工作表中所有单元格，需要在按Ctrl+A之前先选中空白区域中的一个单元格；如果事先选中的是数据区域的一个单元格，则按Ctrl+A选中的是整个包含数据的区域，而不是工作表中的所有单元格，在实际操作时请注意这种区别）。也可以单击工作表左上角的行与列交点，从而选中所有单元格。

　　小技巧：其实如果事先选中了数据区域的单元格，可以按Ctrl+A+A键来选中所有单元格。

　　（2）按Ctrl+C复制。

　　（3）按Ctrl+Page Down跳转到另一个工作表，然后单击A1单元格。

　　（4）按回车键。这样就将前一工作表中的所有单元格复制到了当前工作表中了。

　　2.复制整个工作表

　　复制整个工作表不只意味着要复制工作表中的所有单元格，还包括该工作表的页面设置参数，以及自定义的区域名称等。

　　方法一

　　（1）移动鼠标指针到工作表标签上方。

　　（2）按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。

　　（3）松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作簿整个工作表的移动并复制。

　　方法二

　　（1）在工作表标签上单击右键。

　　（2）从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。这时会出现“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作表的不同位置，也可以选择移动到其它工作簿的指定位置。如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就会在目标位置复制一个相同的工作表。

　　方法三

　　（1）选择菜单命令“窗口|重排窗口”。

　　（2）在“重排窗口”对话框中选择“排列方式”为“平铺”。单击“确定”按钮。　　

　　（3）按方法一所介绍的方法按Ctrl键拖放工作表，将工作表从一个工作簿复制到另一个工作簿。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-4-2 12:59
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Word文档图片插入和编辑的小技巧
Word文档里图片一旦比较多就不好管理。比如有几十上百幅图片，在修改的图片过程中，整个文章都可能需要重新编号，这可不是一个轻松的活，累一点也倒罢了，最怕的就是出错。如果我们通过下面的两个小技巧，那么就会非常的轻松。

妙招之一：让图片编号自动更新

　　向文档插入图片时，不要使用手工方法来进行编号，即按下回车键另行一行，手工输入图片的编号和题注信息，正确的方法是应该采取插入题注的方法来完成。

　　图片插入到文档的适当位置之后，右击图片，从快捷菜单中选择“插入题注”，此时会弹出对话框，“题注”一栏显示的是插入后的题注内容，“标签”下拉列表可以选择题注的类型，如果是插图请选择“图表”，如果是表格请选择“表格”。

　　根据要求，也可以单击“新建标签”按钮创建自己所需要的标签，例如该文档属于第七章，要求该章中的所有图片均按照图7-1、图7-2的格式进行编号，那么可以创建“图7-”的标签，然后在“标签”下拉列表框中进行选择即可，至于位置一般当然是放在所选项目的或下方，至于图片的说明信息可以在插入题注后手工输入。

　　通过上面的方法插入题注，虽然稍麻烦一些，但如果日后需要在文档之中插入新的图片，那么新插入的图片编号都会被自动更新，完全不需要去手工更改。

　　妙招之二：图片移位更新域

　　某些情况下，你可能需要将文档中的某一节的位置进行调整，这样一来，包括文字、图片、表格、公式等内容都会随之移动，但令人遗憾的是，图片的编号信息却不会被自动更新，而“图7-85”正常情况下应该自动更改为“图7-47”，如果手工更改这些编号信息，工作量既大而且还容易出错。

　　其实很简单，右击“图7-85”所在的行，从快捷菜单中选择“更新域”，你会发现它已经自动更新为“图7-47”。我们当然不用一个一个去执行“更新域”的操作，只要按下“Ctrl+A”组合键，然后从快捷菜单中选择“更新域”，文档中的所有图片编号都会按照当前位置自动。当然了，文档中引用的图片编号，还是要你去手工更改的。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-4-2 13:04
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死机导致Word文件无法打开，怎么办
当使用Word XP文字处理软件进行文字编辑工作，最近在编辑一个文件时电脑突然死机，重新启动Word XP时弹出了一个“文件恢复”任务窗口，选择恢复文件的操作后那个刚刚被编辑的文件却无法被打开，请问如何才能解决这个问题？

我们可以通过如下操作解决问题，具体步骤如下：

（1）启动Word XP，在主界面窗口中用鼠标左键依次选择“工具→选项”。

（2）在随后弹出的窗口中选择“常规”标签。接着用鼠标选中“打开时确认转换”复选框并单击“确定”按钮保存设置。

（3）回到主界面窗口，用鼠标依次选择“文件→打开”，在“文件类型”选项栏中通过单击右侧的下拉按钮选择其中的“从任意文件中恢复文本”。如果没有这个选项，说明你没有安装“恢复文本转换器”，在通过安装光盘选择安装。

（4）选择要恢复的文件名，单击“打开”按钮即可打开该文件。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-4-4 10:44
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教你找回死机后未储存的Word文件！
大家常常会遇到一种情形，那就是当Word打到一半的时候，此时电脑当机了，如果很久没有存档，那真是欲哭无泪，所以在此偷偷告诉大家一个小秘方。
当电脑当机时，Word中来不及存档的档案，他会暂时存放在C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Word ，所以重开机时只要到上述的地方，找个档名为 → ＸＸＸ.asd 之类的这就是你刚辛苦打的文件了，再把副档名改为ＸＸＸ.doc ，就可以找到刚刚辛苦打的文件了。

作者: 行云流水 时间: 2008-4-16 19:27
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office2003适用吗？

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-4-16 21:29
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适用，主要针对2003！

作者: 李冬梅 时间: 2008-5-17 11:47
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Alt键的妙用
　　1. 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
　　2. 按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。
　　3. 按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。
　　4. 按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。
　　5. 按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-5-17 16:40
标题: 回复 18F 李冬梅的帖子
真是妙用呀！

作者: 行云流水 时间: 2008-7-7 07:56
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学习

作者: 车站小学 时间: 2008-7-7 22:34
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以上这些很实用！初学这应该认真的看看！

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-8-2 08:56
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使Excel的错误值标识不再显示出来
Excel经常会因为各种原因出现错误值标识，比如“#DIV/0！”、“#N/A”等等。怎样才能使这些错误值标识不再显示出来呢？

　　一、使用条件格式

　　首先选中包含错误值的单元格区域，点功能区“开始”选项卡“样式”功能组中的“条件格式”下方的小三角形，在弹出的菜单中点“突出显示单元格规则→其它规则”命令。

　　打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表中点“只为包含以下内容的单元格设置格式”，点“只为满足以下条件的单元格设置格式”下方的下拉按钮，在列表中选择“错误”。

　　点右下方的“格式”按钮。打开“设置单元格格式”对话框，单击“字体”选项卡，点“颜色”下拉按钮，为单元格数值指定与背景相同的颜色，确定后就可以了。

　　我们也可以利用公式来设置条件格式。首先选中任意一个单元格（是否为错误值均可），如D3单元格，点“条件格式”功能按钮下方的小三角形，在弹出的菜单中点“新建规则”命令，打开如图2所示对话框。在上方的“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入公式“=ISERROR（D3）”。点“格式”按钮，在打开的对话框中设置的格式。

　　确定后选中该单元格（D3单元格），点功能区“开始”选项卡“剪帖板”功能组中的“格式刷”按钮。

　　二、用IF函数和ISERROR函数

　　比如我们要用公式“=B2/A2”来计算B2单元格除以A2单元格所得的商。如果A2单元格为零或空值，就会显示“#DIV/0！”错误标识。但我们可以将该公式修改为“=IF（ISERROR（B2/A2），""， B2/A2）”，这样就不会有错误标识出现了。

　　ISERROR（B2/A2）的作用是判断B2/A2是否为任意错误值。如果是，那么就返回“True”，否则就返回“FALSE”。

　　IF函数的语法规则是IF（条件是否成立，条件成立时显示的结果，条件不成立时的显示结果）。所以，上例中=IF（ISERROR（B2/A2），""， B2/A2）其含义就是判断B2/A2是否返回错误值，如果是，那就显示””（不显示任何内容），如果不是，那么就显示B2/A2所得的结果。

　　三、用IFERROR函数

　　与上面的方法相比，IFERROR函数更为简单。假定我们仍然计算B2/A2。把公式写成“=IFERROR（B2/A2，" "）”。那么，如果没有错误出现，就会显示B2/A2的结果；如果有错误产生，那么就不会显示任何内容。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-9-28 21:39
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Word中快速录入数学公式的几则技巧
在WORD操作中，遇到数学公式时，我们往往都要通过公式编辑器来录入，其实，除了公式编辑器以外，在Word中还有一个编辑公式的利器：域。有了这个工具，应付一般的数学公式编辑还是绰绰有余的。

　　一、分式的输入
　　如果用域来解决的话，那么分式的输入还是很简单的。比如我们要输入数字四分之三，只要在相应位置按下“Ctrl+F9”快捷键，就会产生一个空域（一对大括号）。将鼠标定位于大括号内，然后输入“eq \f(3,4)”，然后再点击右键，在弹出的菜单中点击“切换域代码”命令，就可以得到标准的分式四分之三了。其它的分式可以模仿来写，不用担心分式中的那条横线，它会根据分子、分母的长度自动调节长度的。需要注意的是，域代码必须在英文的半角状态下完成输入，此外，那对大括号不能手工输入，只能用快捷键来完成。

　　二、带根号的分式
　　先说一个单纯的三次根下二这样的数字输入吧。还是先按下“Ctrl+F9”快捷键，然后在大括号内输入域代码“eq \r(3, 2)”，选中代码中的数字“3”，将它的字号调小，然后按下右键菜单中的“切换域代码”命令，就可以得到数字三次根下二了。

　　显然，如果要得到二次方根，那么只要将代码中的数字“3”改成“2”就可以了。不过，通常我们的习惯是二次方根的数字“2”是忽略不写的，所以，域代码中的第一个数字我们也可以直接略掉的，直接写代码“eq \r(, 2)”就行。
　　至于带根号的分式，那就简单了。只要把分式和根式的代码结合起来，在相应的位置改换一下就可以了。因此二分之三次根下二这样的数字，其域代码应该是“eq \f(\r(3,2),2)”。按下“切换域代码”后，得到的效果还可以吧？

　　三、输入向量符号
　　向量符号是在英文字母的上方加一个箭头符号。用域功能也可以很容易实现这个要求。
　　在大括号中输入域代码“eq \o(→,a)”，其中，箭头符号可以使用“插入→符号”的方法来实现。如果我们这时点击右键菜单中的“切换域代码”命令的话，您会发现，得到的结果只是箭头与字母重叠在一起，并不是我们希望的结果。那么，如何使箭头向上移动呢？
　　选中域代码中的箭头，点击右键，然后在弹出菜单中点击“字体”命令，打开“字体”对话框。点击“字符间距”选项卡，然后点击“位置”下拉列表，选择“提升”，并用其后的“磅值”微调按钮设置提升值为“5磅”。
　　确定后就可以使箭头符号向上移动5磅的位置，这样，就可以移动到字符的上方了。现在，再选中域代码，然后点击“切换域代码”命令，就可以得到预期的效果了，如图4所示。

　　如果您觉得这样子操作比较麻烦的话，还可以直接在域符号中输入代码“eq \o (\s\up5(→),a)”，这样，同样可以实现将箭头向上提升5磅的效果。
　　怎么样，不难吧？如果您经常要录入数学公式，但却没有安装公式编辑器或者烦了公式编辑器，那么，不妨试试用域代码来编写公式，呵呵，感觉一定很不错的！

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-9-28 21:39
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word里面输入特殊字符
在Word中，我们可以通过下面的组合键来输入一些特殊的符号：

　　①按“Alt+Ctrl+C”组合键即可输入“版权符号”；
　　②按“Alt+Ctrl+R”组合键即可输入“注册符号”；
　　③按“Alt+Ctrl+T”组合键即可输入“商标符号”；
　　④按“Alt+Ctrl+E”组合键输入欧元符号；
　　⑤按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入上下颠倒的“？”号。
⑥按“Ctrl+=”组合键输入下标
⑦按“Shift+Ctrl+=”组合键输入上标

作者: admin 时间: 2008-9-30 18:54
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Excel 在单元格中要打钩怎么办？
很多朋友在Excel中输入打钩“√”号都是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：

　　按住Alt键不放，再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键就可以了。

作者: admin 时间: 2008-9-30 18:55
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用Word实现填空题下划线填充部分
现在有不少老师通过Word来编写试卷给考生做，其中里面大多都会出现填空题，里面要用到下划线来填充空格！往往老师都会用“——”（全角的破折号）来填充，这会显得不美观，不仅破折号是在整行的中间，不像下划线在下方！这使考生没有足够的空间填写！

　　其实有一种方法可以实现，首先把要用到下划线的地方用试卷中没有出现过的特殊符号代替，例如：@、#、~这些

然后再用查找替换功能，将刚才用的特殊符号替换掉，笔者这里用@，在替换那行随便打几个空格，这里要多长就打多少个空格，然后点格式→字体→下划线类型→单实线。

　最后点击全部替换即可实现下划线的填充效果。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:44
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⒈快速定义工作簿格式

excel使用技巧
首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:45
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⒉快速复制公式

复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：

一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。

也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。

还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:45
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⒊快速显示单元格中的公式

如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:45
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⒋快速删除空行

有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:45
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⒌自动切换输入法

当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。

新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。

选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。

之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:45
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⒍自动调整小数点

如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。

单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。

完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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⒎用“记忆式输入”

有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。

按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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⒏用“自动更正”方式实现快速输入

使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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⒐用下拉列表快速输入数据

如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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10..两次选定单元格
　　有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”\“选项"\“编辑"，取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便：
　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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11.“Shift＋拖放"的妙用
　　在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?"，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"状标志，左右拖拉时会变为垂直“工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-4 07:46
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12.超越工作表保护的诀窍
　　如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑"\“复制"、“粘贴"，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保护。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:04
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13.巧用IF函数
　　(1).设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1／B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“＃DIV／0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“＃DIV／0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1／B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。
　　(2).设有C2单元格的计算公式为：=A2＋B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2＋B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。
　　(3).设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计算公式为：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:04
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14.累加小技巧
　　我们在工作中常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧，可以有效地简化老式的工作过程。　　(1).创建一个宏：
　　选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项；
　　宏名为：MyMacro；
　　快捷键为：Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷键重名就行)；
　　保存在：个人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。
　　(2).用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块，停止录入宏。
　　(3).选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic编辑器”选项。
　　(4).在“Visual Basic编辑器”左上角的VBA Project中用鼠标双击VBAProject(Personal.xls)打开“模块→Module1”。
　　注意：你的模块可能不是Module1 ,也许是Module2、Module3。
　　(5).在右侧的代码窗口中将Personal.xls－Module1(Code)中的代码更改为：
　　Sub MyMacro( )
　　OldValue = Val(ActiveCell.Value)
　　InputValue = InputBox(“输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”)
　　ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)
　　End Sub
　　(6).关闭Visual Basic编辑器。
　　编辑完毕，你可以试试刚刚编辑的宏，按下Shift＋Ctrl＋J键，输入数值并按下“确定”键。(这段代码只提供了加减运算，借以抛砖引玉。)　　

&返回

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:05
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　15.怎样保护表格中的数据
　　假设要实现在合计项和小计项不能输入数据，由公式自动计算。
　　首先，输入文字及数字，在合计项F4至F7单元格中依次输入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小计项B8至F8单元格中依次输入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默认情况下，整个表格的单元格都是锁定的，但是，由于工作表没有被保护，因此锁定不起作用。
　　选取单元格A1∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，消除锁定复选框前的对勾，单击确定。然后，再选取单元格F4∶F7和B8∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，使锁定复选框选中，单击确定，这样，就把这些单元格锁定了。接着，点击“工具→保护→保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入两次相同的密码后，点击确定，工作表就被保护起来了，单元格的锁定也就生效了。今后，可以放心地输入数据而不必担心破坏公式。如果要修改公式，则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入正确的密码后，就可任意修改公式了。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:05
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16．如何避免Excel中的错误信息

在Excel中输入或编辑公式后，有可能不能正确计算出结果，Excel将显示一个错误信息，引起错误的原因并不都是由公式本身有错误产生的。下面我们将介绍五种在Excel中常出现的错误信息，以及如何纠正这些错误。
　　错误信息1—＃＃＃＃
　　输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，在单元格中显示不下时，将在单元格中显示＃＃＃＃。可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度。
　　如果对日期和时间做减法，请确认格式是否正确。Excel中的日期和时间必须为正值。如果日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示＃＃＃＃。如果仍要显示这个数值，请单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。
　　错误信息2—＃DIV/0!
　　输入的公式中包含明显的除数0，例如－120/0，则会产生错误信息DIV/0!。
　　或在公式中除数使用了空单元格(当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值)或包含零值单元格的单元格引用。解决办法是修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
　　错误信息3—＃VALUE!
　　当使用不正确的参数或运算符时，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
　　在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格B3中有一个数字，而单元格B4包含文本，则公式=B3＋B4将返回错误信息＃VALUE!。
　　错误信息4—＃NAME?
　　在公式中使用了Excel所不能识别的文本时将产生错误信息＃NAME?。可以从以下几方面进行检查纠正错误：
　　(1)如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在。在“插入”菜单中指向“名称”，再单击“定义”命令，如果所需名称没有被列出，请使用“定义”命令添加相应的名称。
　　(2)如果是名称，函数名拼写错误应修改拼写错误。
　　(3)确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(：)。例如：SUM(A1：C10)。
　　注意将公式中的文本括在双引号中。
　　错误信息5— ＃NUM!
　　当公式或函数中使用了不正确的数字时将产生错误信息＃NUM!。
　　要解决问题首先要确认函数中使用的参数类型正确。还有一种可能是由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示，如果是这种情况就要修改公式，使其结果在－1×10307和1×10307之间。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:05
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17. 不用编程--Excel公式也能计算个人所得税

个人所得税的计算看起来比较复杂，似乎不用VBA宏编程而只用公式来计算是一件不可能的事。其实，Excel提供的函数公式不但可以计算个人所得税，而且还有很大的灵活：可以随意改变不扣税基数，随意改变各扣税分段界限值及其扣税税率（说不定以后调整个人所得税时就可以用到。）
　　不管是编程还是使用公式，都得将个人所得税的方法转化为数学公式，并且最好将这个公式化简，为以后工作减少困难。以X代表你的应缴税（减去免税基数）的工薪收入（这里的个人所得税仅以工薪为例），Tax代表应缴所得税，那么：
　　当500＜X≤2000则TAX=（X-500）*10+500*5 =>TAX=X*10-25

　　当2000＜X≤5000则TAX=（X-2000）*15+2000*10 =>TAX=X*15-125
　　．．．．．．
　　依此类推，通用公式为：个人所得税=应缴税工薪收入*该范围税率-扣除数
　　在此,扣除数=应缴税工薪收入上一范围上限*该范围税率-上一范围扣除数
　　其实只有四个公式，即绿色背景处。黄色背景处则为计算时输入数据的地方。各处公式设置即说明如下：
　　E3：=C3*D3-C3*D2+E2
　　E4-E10：根据E3填充得到，或者拷贝E3粘贴得到
　　C15：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)如果所得工薪大于不扣税基数，则应纳税工薪为工薪减去为零不扣税基数，否则，应纳税工薪零。
　　D15：=VLOOKUP(C15,$C$2

C$10,1)查阅应纳税工薪属于哪个扣税范围。
　　E15：=C15*VLOOKUP(D15,$C$2

E$10,2)-VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,3)查阅该扣税范围扣税税率和应减的扣除数。这里主要用到VLOOKUP函数，可查阅帮助获取更多信息。
　　C15，D15的公式可以合并到E15中，那样可读性会差很多，但表格会清晰一些。合并后公式：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)*VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,3)实际上是将公式中出现的C15，D15用其公式替代即可。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:06
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18. 用EXCEL轻松处理学生成绩

期末考试结束后，主任要求班主任自已统计本班成绩，尽快上报教导处。流程包括录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表等。有了EXCEL，我们可用不着躬着身、驼着背、拿着计算器一个一个算着学生的成绩了！

　　我迅速地打开电脑，启动EXCEL2000，录入学生的考试成绩，如图1所示。然后在J2单元格处输入公式"=sum(c2:i2)",然后拖动填充柄向下填充，便得到了每人的总分。接着在k2单元格处输入公式"=average(c2:i2)"，然后拖动填充柄向下填充，便得到了每人的平均分。

图1

　　平均分只需保留一位小数，多了没用。所以选中第k列，用鼠标右键单击，从弹出的快捷菜单中选"设置单元格格式（F）…",如图2所示，在数字标签中选中"数值"，小数位数设置为1位。　

图2

　　下面按总分给学生排出名次。
　　在L2单元格处输入公式"RANK(J2,J$2:J$77,0)",然后拖动填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（请参考图1）。

　　说明：此处排名次用到了RANK函数，它的语法为：
　　RANK(number,ref,order)
　　其中number为需要找到排位的数字。
　　Ref为包含一组数字的数组或引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。
　　Order为一数字，指明排位的方式。
　　·如果 order 为 0 或省略，Microsoft Excel 将 ref 当作按降序排列的数据清单进行排位。
　　·如果 order 不为零，Microsoft Excel 将 ref 当作按升序排列的数据清单进行排位。

　　最后，单击L1单元格，然后在“工具”菜单中选“排序”－＞“升序”，即可按照名次顺序显示各学生成绩。
　　另外，我们还希望把不及格的学科突出显示，最好用红色显示。于是拖拉选择C2:E78(即所有学生语、数、外三科成绩)，然后执行"格式"菜单下"条件格式"命令，弹出"条件格式对话框"。我们把条件设为小于72分的用红色显示（因为这三科每科总分为120分），点击"格式"按钮，把颜色设为红色。再按"确定"按钮。然后用同样的方法把理、化、政、历四科小于60分的也用红色显示（因为这四科每科总分为100分）。

　　下面我们来统计各科的分数段以及及格率、优生率、综合指数等。
　　下面我们来统计各科的分数段以及及格率、优生率、综合指数等。

　　（1）60分以下人数：在C78单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<60")"，拖动填充柄向右填充至I78单元格处；
　　（2）60分~69分人数：在C79单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=60")-COUNTIF(C2:C77,">=70")"，拖动填充柄向右填充；
　　（3）70分~79分人数：在C80单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=70")-COUNTIF(C2:C77,">=80")"，拖动填充柄向右填充；
　　（4）80分~89分人数：在C81单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=80")-COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖动填充柄向右填充；
　　（5）90分以上人数：在C82单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖动填充柄向右填充；

　　（6）平均分：在C83单元格处输入公式"=AVERAGE(C2:C77)",拖动填充柄向右填充至I83；
　　（7）最高分：在C84单元格处输入公式"=MAX(C2:C77)",拖动填充柄向右填充至I84；

　　（8）低分率：是指各科40分以下人数与总人数的比值。在C85单元格处输入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<=40")/COUNT(C2:C77)*100"，拖动填充柄向右填充至I85；
　　（9）及格率：语、数、外三科及格分为72分，所以在C86单元格处输入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=72")/COUNT(C2:C77))*100"，并拖动填充柄向右填充至E86；而理、化、政、历等四科及格分60分，所以在F86单元格处输入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=60")/COUNT(F2:F77))*100"，并拖动填充柄向右填充至I86；
　　（10）优生率：语、数、外三科96分以上为优生，所以在C87单元格处输入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=96")/COUNT(C2:C77))*100"，拖动填充柄向右填充至E87；理、化、政、历等四科80分以上为优生，所以在F87单元格处输入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=80")/COUNT(F2:F77))*100"，拖动填充柄向右填充至I87处；如图3所示。

　　（11）综合指数：我们学校的综合指数的计算公式为z=[(1+优生率－低分率)/2+及格率+平均分/该科总分]/3。所以在C88单元格处输入公式"=((1+C87/100-C85/100)/2+C86/100+C83/120)/3"，拖动填充柄向右填充至E88；在F88单元格处输入公式"=((1+F87/100-F85/100)/2+F86/100+F83/100)/3"，拖动填充柄向右填充至I88。如图3所示。

图3

　　对了，为了让别人对各科的分数段有一个较直观的认识，可以考虑采用图表。单击“插入”菜单中“图表”命令，弹出“图表向导”对话框，在“图表类型”列表框中选择一种图型，如“饼图”，单击“下一步”，单击“数据区域”文本框右边的压缩列表框，拖拉选择B78：C82，再次点击该压缩列表框；单击“下一步”，输入图表标题，如“高一（1）班语文成绩分析图”；单击“下一步”，再单击“完成”。如图4所示。其它各科同样处理，但在拖拉选择数据区域时，因为是不连续的区域，所以要按住“Ctrl”键。好！一切OK！

　　且慢！为了以后的考试中不再重复上述繁琐的工作，最好把上述工作表另存为一个模板。于是我把上述工作表复制一份到另一工作簿中，然后删掉所有学生的单科成绩（即表中C2:I77部分），执行"文件"菜单中的"另存为"命令，在"保存类型"下拉列表框中选"模板（*.xlt）"，把它保存为一个模板文件，这下可以一劳永逸了。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:06
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19. 用EXCEL轻松准备考前工作

大考在即，主任要求“考务工作必须电子化”，为了万无一失，还特意提供给班主任一份考务工作流程图：

　　考前：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号
　　考后：录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表

　　既然任务已经明确，先把考前的准备工作做好吧！具体工作包括：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:06
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　1、单科成绩册的编制和准考证号的自动编制

　　（1）我负责的班级这次考试共7门课程，为了区分科目，只需在EXCEL表头处设置“科目”、“班级”和“任课教师姓名”等。考生的姓名可以从学生学籍表中提取，考号如何编制和处理呢？为了以后登分和查找方便，考号基本按学籍号顺序把整个年级的考号放在一起编码。编码由两部分组成：①考场编号（三位数字），②班内顺序号（三位数字）。为了加快录入速度，分别把它们放在两列中，这样可以分别进行填充。

　　（2）新建工作表“考场编号”（如图1），从学生学籍表中复制“姓名”列置于该表A列，首先设置B（准考证号）、C（班内编号）、D（考场编号）列的数据格式为文本方式。

图1

　　（3）在B2单元格输入公式“=D2&C2”（其中的“&”为连接运算，将“考场编号”和“班内编号”连接成一个字符串），用鼠标选中B2单元格，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，双击鼠标（这可是本人总结出来的最快的填充方法，下称“双击填充法”）即可将该公式自动填充至最后一个考生（因为此时还没有在C、D列输入数据，暂时B列中数据也没有出现）。在C2单元格中输入“001”，C3单元格输入“002”，用鼠标拖动区域C2：C3，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，用上述“双击填充大法”即可对全班学生顺序编号。然后每隔30人（一个标准考场）插入一空行，在D2和D3单元格中全部输入“001”，同样用“双击填充大法”迅速将第一考场的编号全部填充。此时B2：B31单元格已经全部自动填上了考生的准考证号。对第二考场，只需在D33和D34格中输入“002”，并向下填充即可。
　　2、打印考场记录单

　　考场记录单是供监考教师监考时核对考生数目和身份时用的。在上述“考场编号”工作表中，利用Excel的“分类汇总”功能，可以快速方便的达到这一目的。操作步骤如下：

　　（1）在表中单击任一数据单元格，在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。
　　（2）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列（“考场编号”列）。
　　（3）在“汇总方式”下拉列表框中，选择“计数”。
　　（4）在“选定汇总项（可有多个）”框中，复选“考场编号”框。
　　（5）复选“每组数据分页”选项，以便每个考场单打印一页。其他两项“替换当前分类汇总”和“汇兑结果显示在数据下方”可根据情况选定。
　　（6）单击[确定]，考场记录单就已经做好了（如图2）。

图2

　　（7）为了使每一页都打印同样的表头：“2001年期末考试第X考场考场单”，单击菜单“文件→页面设置→页眉/页脚→自定义页眉(C)……”，进行相关设置。为了更加美观，在“页面设置”的“页边距”窗口复选“水平居中”和“垂直居中”，并定义好纸张的大小。

　　说明：

　　（1）“分类汇总”前，必须按“考场编号”列排序，本例中已经是排好顺序的。
　　（2）对“分类汇总结”的结果不满意时，可以清除“分类汇总”，Excel将同时清除分级显示和插入“分类汇总”时产生的所有自动分页符。方法是：单击任一单元格，在“数据”菜单中，选择“分类汇总”命令，单击[全部删除]按钮。
　　3、打印准考证号码条

　　准考证号码条一般粘贴在课桌左上角，供考生寻找自己的座位用，过去主要靠手工抄写的方法完成。这里我用Word的“邮件合并”功能巧妙地完成了这一任务。方法如下：
　　启动Word 2000，执行“工具”菜单下的“邮件合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”，首先在当前窗口创建一个邮件标签。依次点击“创建→邮件标签→活动窗口”，然后点击[获取数据]按钮，在下拉列表中选“打开数据源”，在文件类型列表框中把文件类型改为“MS Excel工作簿”，打开刚才“考场编号”工作表，按[确定]按钮。接着设置主文档，点击[新建标签]按钮，弹出如图3所示“新建自定义标签”对话框。

图3

　　在“标签名称”文本框中填上“座位号”，在“页面尺寸”下拉列表框中选“A4横向”。按[确定]按钮，出现“创建标签”对话框。点击“插入合并域”，插入“准考证号”、“姓名”两个域，按[确定]按钮，最后按[合并]按钮。

　　好，现在的考前准备工作基本完成，只等考试成绩出来了！

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:07
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20. Excel的图表功能

Excel的图表转换功能具有更大的吸引力。Excel能够根据工作表中的数据创建图表（即将行、列数据转换成有意义的图象）。图表能帮助辨认数据变化的趋势，而在工作表中就很难辨别。

　　我们在Excel下先简单地制作一个记录正弦函数y=sin(x-a)数据的工作表：

x(度）
y1(a=0度)
y2(a=30度)
y3(a=60度)

0
0
-0.5
-o.866

30
-0.5
0
-0,5

60
0.866
0.5
0

90
1
0.866
0.5

120
0.866
1
0.866

150
0.5
0.866
1

180
0
0.5
0.866

210
-0.5
0
0.5

240
-0.866
-0.5
0

270
-1
-0.866
-0.5

300
-0.866
-1
-0.866

330
-0.5
-0.866
-1

360
0
-0.5
-0.866

　　然后根据工作表中的部分数据制作正弦曲线y2。其步骤如下：

　　1．通过拖动鼠标选中x栏的数据。按住Ctrl键不放，拖动鼠标再选中y2栏的数据。注意，栏目标题不要选，因为它们不是数据。

　　2．选择插入 | 图表菜单项，或者直接点击工具栏?quot;图表向导"按钮，调出图表类型窗口。在该窗口的标准类型页面，列出了柱形图、条形图、折线图等图表类型可供选择。这些类型大多适用于一维数据，对于二维数据表，如果想转换成折线图，不能直接选折线图，而应先选xy散点图为主类型，然后在子图表类型中选折线散点图或平滑线散点图。

　　3．按"下一步"按钮，进入图表源数据窗口。此时，Excel已根据你所选的数据将正弦曲线y2显示在窗口中。

　　4．按"下一步"按钮，进入图表选项窗口。在该窗口标题页，你可以给图表标题框输入：正弦函数y=sin(x-a)，给数值(x)轴框输入：x（度），给数值(y)轴框输入：y。在图例页，你还可以选择是否显示图例，等等。

　　5．按"下一步"按钮，进入图表位置窗口。我们选择选项：⊙作为新工作表插入，这样，Excel会为你新建一个图表页。如果选择选项：⊙作为其中的对象插入，则Excel会将新建的图表插入在原工作表页面。

　　6．按"完成"按钮，Excel就会按照你的设置将所选数据转换成图表。我们看到，一个新建的正弦曲线y2显示在整个屏幕上，同时，在下方工作表标签栏，新增加了图表1标签。通过鼠标点击这些标签，可以与Sheet1、Sheet2、Sheet3等工作表进行页面切换。

　　假如，你还想把y1、y2、y3三条正弦曲线都建在一个图表上，则可以点击Sheet1标签，回到原始的工作表页面，从工作表中选择全部的数据单元格，再重复以上步骤，即可又创建一个新图表，同时工作表标签栏新增图表2标签。这时点击文件 | 保存，则工作表及其图表将作为一个Excel文档存盘。图表也是工作表，一个Excel文档最多可包含255个工作表。

　　图表建好后，如对选择的设置不满意，还可以通过图表菜单的子菜单回到以上的任一步骤进行修改。通过格式菜单的子菜单，则可以设置图表区、绘图区、坐标轴的图案、字体、刻度。或者直接用鼠标右键单击图表的图表区、绘图区或坐标轴，调出快捷菜单来设置修改它们。我们将x轴刻度最大值由400改为360，将刻度单位值由50改为30，这样设置更为合适。如果不显示图例，则应当为三条正弦曲线加注标识y1、y2、y3（通过添加文本框）。现在，设置好的图表2如下所示：

　　人们在科学实验中经常需要对大量的实验数据进行处理，Excel的图表功能可以帮助我们观察和分析客观世界变量的内在规律和函数关系，特别是通过Excel的图表 | 添加趋势线功能菜单还可以帮助趋势预测和回归分析，为科学工作者的工作提供了极大的便利。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:07
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21. 批量修改数据

在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？

　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：

　　第一步：
　　在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。

　　第二步：
　　把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。
　　第三步：
　　在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。

　　第四步：
　　在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。

　　第五步：
　　将B列删除。

　　怎么样？A列中的每个数据是不是都加上了8呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。

　　此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:07
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22. 将Excel数据导入Access

如果想将Excel中的数据转换到Access中，可以采取下面的直接导入法和建立链接法来完成。

　　一、直接导入法

　　1.启动Access，新建一数据库文件。

　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→导入”命令，打开“导入”对话框。

　　3.按“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“Microsoft Excel（.xls）”选项，再定位到需要转换的工作簿文件所在的文件夹，选中相应的工作簿，按下“导入”按钮，进入“导入数据表向导”对话框（图1）。

　　4.选中需要导入的工作表（如“工程数据”），多次按“下一步”按钮作进一步的设置后，按“完成”按钮。

　　注意：如果没有特别要求，在上一步的操作中直接按“完成”按钮就行了。

　　5.此时系统会弹出一个导入完成的对话框（图1的中部），按“确定”按钮。

　　至此，数据就从Excel中导入到Access中。

　　二、建立链接法

　　1.启动Access，新建一数据库文件。

　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→链接表”命令，打开“链接”对话框。

　　3.以下操作基本与上述“直接导入法”相似，在此不再赘述，请大家自行操练。

　　注意：“直接导入法”和“建立链接法”均可以将Excel数据转换到Access中，两者除了在Access中显示的图标不同（图2）外，最大的不同是：前者转换过来的数据与数据源脱离了联系，而后者转换过来的数据会随数据源的变化而自动随时更新。

&返回&

23. 办公技巧：Excel定时提醒不误事

　　如果您从事设备管理工作，有近千台机械设备需要定期进行精度检测，那么，就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了！用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。

　　首先，运行Excel，将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”，输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期（日期的输入格式应为“年-月-日”，如：2003-10-21，如图1）。　　

　　

　　然后，选中图1所示“提示栏”下的F2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数，点击[确定]按钮，就会弹出“函数参数”对话框，分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“" "”(如图2)，并点击[确定]按钮。这里需要说明的是：输入的 "" 是英文输入状态下的双引号，是Excel定义显示值为字符串时的标识符号，即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目，可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。

　　

　　最后，拖动“填充柄”，填充F列以下单元格即可。

　　我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”，它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具体地说就是：如果第一个参数logical_test返回的结果为真，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果；Excel的TODAY函数［语法是TODAY()］是返回当前系统日期的函数。

　　实际上，本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),"到期","")，解释为：如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期，则在F2单元格中显示“到期”，否则就不显示，TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。　　

　　Excel的到期提醒功能就是这样实现的。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-5 14:08
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24. 办公小绝招构造Excel动态图表(1)

　　Excel中的窗体控件功能非常强大，但有关它们的资料却很少见，甚至Excel帮助文件也是语焉不详。本文通过一个实例说明怎样用窗体控件快速构造出动态图表。

　　假设有一家公司要统计两种产品(产品X，产品Y)的销售情况，这两种产品的销售区域相同，不同的只是它们的销售量。按照常规的思路，我们可以为两种产品分别设计一个图表，但更专业的办法是只用一个图表，由用户选择要显示哪一批数据——即，通过单元按钮来选择图表要显示的数据。

　　为便于说明，我们需要一些示例数据。首先在A列输入地理区域，如图一，在B2和C2分别输入“产品X”和“产品Y”，在B3:C8区域输入销售数据。

　　

　　一、提取数据

　　接下来的步骤是把某种产品的数据提取到工作表的另一个区域，以便创建图表。由于图表是基于提取出来的数据创建，而不是基于原始数据创建，我们将能够方便地切换提取哪一种产品的数据，也就是切换用来绘制图表的数据。

　　在A14单元输入=A3，把它复制到A15:A19。我们将用A11单元的值来控制要提取的是哪一种产品的数据(也就是控制图表要描述的是哪一批数据)。现在，在A11单元输入1。在B13单元输入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它复制到B14:B19。

　　OFFSET函数的作用是提取数据，它以指定的单元为参照，偏移指定的行、列数，返回新的单元引用。例如在本例中，参照单元是A2(OFFSET的第一个参数)，第二个参数0表示行偏移量，即OFFSET返回的将是与参照单元同一行的值，第三个参数($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函数将检查A11单元的值(现在是1)并将它作为偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函数的意义就是：找到同一行且从A2(B2)偏移一列的单元，返回该单元的值。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-17 18:32
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25. 办公小绝招构造Excel动态图表(2)

　　现在以A13:B19的数据为基础创建一个标准的柱形图：先选中A13:B19区域，选择菜单“插入”→“图表”，接受默认的图表类型“柱形图”，点击“完成”。检查一下：A13:B19和图表是否确实显示了产品X的数据；如果没有，检查你是否严格按照前面的操作步骤执行。把A11单元的内容改成2，检查A13:B19和图表都显示出了产品B的数据。

　　二、加入选项按钮

　　第一步是加入选项按钮来控制A11单元的值。选择菜单“视图”→“工具栏”→“窗体”(不要选择“控件工具箱”)，点击工具栏上的“选项按钮”，再点击图表上方的空白位置。重复这个过程，把第二个选项按钮也放入图表。

　　右击第一个选项按钮，选择“设置控件格式”，然后选择“控制”，把“单元格链接”设置为A11单元，选中“已选择”，点击“确定”，如图二。

　　

　　把第一个选项按钮的文字标签改成“产品X”，把第二个选项按钮的文字标签改成“产品Y”(设置第一个选项按钮的“控制”属性时，第二个选项按钮的属性也被自动设置)。点击第一个选项按钮(产品X)把A11单元的值设置为1，点击第二个选项按钮把A11单元的值设置为2。

　　点击一下图表上按钮之外的区域，然后依次点击两个选项按钮，看看图表内容是否根据当前选择的产品相应地改变。

　　按照同样的办法，一个图表能够轻松地显示出更多的数据。当然，当产品数量很多时，图表空间会被太多的选项按钮塞满，这时你可以改用另一种控件“组合框”，这样既能够控制一长列产品，又节约了空间。

　　另外，你还可以把A11单元和提取出来的数据(A13:B19)放到另一个工作表，隐藏实现动态图表的细节，突出动态图表和原始数据。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-17 18:32
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26. Excel中三表“嵌套”成一表

　　问题的提出：期末考试完后，学校领导要我出一份简报，以反映全校的教学情况（简报的式样见表一）。我已经在Excel中存储有：全校各班各科任课教师名单（见表二）、全校各班各科平均成绩（见表三）、全校各班各科及格率（见表四）等基本数据，可以说只要把这后三张表的数据综合到一起也就完成了简报的制作。全校有50多个班，考试科目又多，把上述数据再输一遍，工作量之大是可想而知的。好在这三种表格的式样基本相同，于是我先采用逐级逐科“复制→粘贴”的方法来工作。但是这要不断地选、不断地复制、不断地在窗口间切换，费时费力且易出错。“如果后三种表格能向Flash中的透明图层一样相互嵌套就好了”，在这种理念的驱动下，我大胆探索，终于找到了解决Excel表格“嵌套”的方法。

　　解决的方法：怎样才能实现Excel中表格的“嵌套”呢？方法其实很简单，下面我们一起来看看吧！

　　1. Excel中新建一名为“简报”的文件，并按式样绘制表一。

　　

　　2. 打开表二，在各科目的后面插入两个空列（这主要是为了与表一的式样相同）。

　　

　　3. 选定各学科的任课教师名单，执行“复制”命令。

　　4. 将窗口切换到表一，选择相应的目标单元格，执行“编辑→选择性粘贴”命令。

　　5. 在“选择性粘贴”对话框的最下面选中“跳过空单元”选项（这一步可是表格“嵌套”的关键），单击“确定”。这样我们就完成了表二“嵌套”到表一的工作。

　　6. 分别打开表三、表四，重复执行2—5步骤，将表三、表四也“嵌套”到表一中。简报的制作就这样轻松完成了。

　　

　　

　　当我在短时间内将简报清样送到领导手中时，他们的吃惊程度是可想而知的。其实我想说：“这没什么，精彩的还在以后呢！呵呵。”

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-10-17 18:32
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27. 巧用Excel建立数据库大法
　　日常工作中，我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名为组别。我乡共19个村，每个村7～17个组不等，共计258个组。这个数据库用数据库软件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高档次的）很不好建立——逐个儿输入吗，只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程来输入吧，这些数据似乎还嫌不够规则（每个村对应的组数不一定相同），这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高手兼编程迷，否则可有小题大作之嫌了。

　　其实Excel提供了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库：

　　第一步：打开Excel97（Excel2000当然也行），在A列单元格第1行填上“村名”，第2行填上“东山村”，第19行填上“年背岭村”（注：东山17个组，2＋17=19据此推算），第28行填上“横坡村”（算法同前，牛背岭村9个组：19＋9=28），如此类推把19个村名填好。

　　第二步：在第B列第1行填上“组别”，第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板，然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。

　　第三步；用鼠标点击选中A2“东山村”单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单“十”字形），按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”，只要你别把“第1组”写成“第一组”，Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第1组”时，填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后，其它的数据可以继续在Excel中填写，也可等以后在数据库软件中填写，反正劳动强度差不多。

　　第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access数据库，那么别管它，就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。

　　第五步：如果需要的是Access数据库，那么你还必需新建一个Access数据库，在“新建表”的对话框里，你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。（什么？你找不到？！这个对话框默认的文件类型是Microsoft Access，只要你改为Microsoft Excel 就能找到了），选择好导入文件后，你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍ㄈ绻你不需要ID字段，你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”），其余的你都可视而不见，只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打数据库进行使用或修改。如果你需要的是FoxPro数据库，那么更简单，可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。

　　说到这里，你可能会说“呀，太简单了，我也会”，那么好了，我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，“该偷懒时就偷懒”嘛。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-11-1 20:49
标题: 自由移动旋转插入Word的图片-Word
自由移动旋转插入Word的图片-Word

　　如果是插入的外部图片四周是黑色矩形控制句柄，则不支持旋转和拖动操作……

　　在Word中插入的“自选图形”和“艺术字”等对象后，我们可以使用“绘图”工具的相应功能让它们自由旋转或拖动到任意的地方。但如果是插入的外部图片四周是黑色矩形控制句柄，则不支持旋转和拖动操作。如果我们需要让这些图片旋转，该怎么办呢？其实最简单的办法就是改变图片的文字环绕方式。

　　在默认的情况下，外部插入的图片的文字绕排方式是“嵌入型”，只要我们右键点击图片，在弹出的菜单选择“设置图片格式”，然后选中“版式”标签页，把“环绕方式”选择除“嵌入型”以外的一种环绕方式，就会发现在图片上方的绿色的旋转控制句柄出现了。

　　另外我们还可以把“文字环绕”的快捷按钮放入绘图栏，点击“工具/自定义…”菜单命令，在打开的“自定义”对话框里点击“命令”选项卡，然后在“类别”列表中点击“绘图”，在右侧的“命令”列表中选择“文字环绕”命令。用鼠标拖动此命令至“绘图”工具栏的适当位置放好，以后就可以直接快速地对图片进行编辑了。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-11-1 20:50
标题: 让Word文字随表格自动变化-Word
让Word文字随表格自动变化-Word

　　用Word 2000/2002制作出来的表格，能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体的大小，以适应表格的要求呢?
　　方法很简单，单击菜单中的“表格”，选择“表格属性”，在出现的窗口中选择“单元格”，单击“选项”按钮，在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。

作者: 桂馥兰香 时间: 2008-12-13 17:00
标题: 非常实用的word技巧

非常实用的word技巧

1．快速定位到上次编辑位置 　　用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

　　小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。　　2．快速插入当前日期或时间
　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！　　3．快速多次使用格式刷
　　Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。　　4．快速打印多页表格标题
　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。　　5．快速将文本提升为标题
　　首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

　　6．快速改变文本字号
　　Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。

　　小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：

　　（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；

　　（2）选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。　　7．快速设置上下标注
　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
小提示：详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。
　　8．快速取消自动编号
　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

　　（1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；

　　（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图1），最后单击“确定”按钮完成即可；
　　9．快速选择字体
　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
　　10．快速去除Word页眉下横线
　　快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

作者: 桂馥兰香 时间: 2009-5-18 19:49
标题: 在Word中输入乘号和除号的几种方法
在Word中输入乘号和除号的几种方法

在使用Word时，经常会遇到输入数学运算符号，尤其是乘号“×”和“÷”更要经常遇到。怎样才能快速、准确地输入呢？下面是我常用的几种方法：

1.在Word中点击“插入”→“特殊符号”→“数学符号”，然后选择“×”即可输入乘号。

2.顺次点击“视图”→“工具栏”→“符号栏”，然后选择“×”即可。

3.打开任意一种输入法，右键点击“软键盘”图标，选择“数字符号”，选择“×”即可。

4.在智能ABC输入法下，按“V+数字键1”，在出现的选择框中选择“×”即可。

5.在拼音加加输入法下，输入“ch”，再按数字键“2”或左边的Shift键即可选中“×”。事实上，其他输入法下也有“×”的输入方法，大家可以自行摸索。

6.在Word中依次点击“插入”→“符号”，在“字体（F）”下拉列表中选择“Symbol”，然后在第六行第九列选择“×”即可插入乘号。

如果要输入“÷”，按前五种方法输入即可。事实上，输入乘号和除号的方法还有很多，大家可以自己摸索，找到了不要忘记告诉我们呀。

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